1. CONCEPTO
Organización es el proceso por medio del cual se logra establecer:
a. La Evaluación y Categorización de los puestos de trabajo para definir los requisitos que debe poseer el personal, los tipos de órgano y los niveles jerárquicos.
b. La Estructura Orgánica y el Organigrama.
c. El área geográfica que comprenden los locales de la empresa.
d. La Infraestructura para la mejor ubicación de los talleres, máquinas, almacenes, equipos y accesorios, oficinas administrativas, sistema de mantenimiento y conservación de todos los recursos.
e. La implementación en lugares estratégicos de los aparatos y herramientas de seguridad industrial (extinguidores, antídotos químicos, ropa de seguridad, sistemas de ambiente, etc.), seguridad social (botiquín de primeros y segundos auxilios, Centros de salud).
f. La mejor ubicación del comedor por áreas laborales.
g. La elaboración de los instrumentos organizativos como: El Estatuto, Reglamento Interno, Reglamento de Organización y Funciones, Manuales de Procedimientos, Organigramas.
La organización contribuye a la plataforma del mejor ordenamiento en el que hay que hacer alcanzar todos los recursos disponibles en el ámbito del local, procurando dejar espacios previendo la posible expansión que se generaría en el futuro.
La organización no es la estrechez del ambiente, más bien es cumplir con el principio del Orden que dice: «Un lugar para cada persona y cada persona en su lugar; un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar». ¿Por qué se ha planificado tanto si al final no se logra hacer una buena organización?. Hay que organizarse y estar organizados para no dar motivos al desorden y más desorden que tienen como consecuencia la desorganización y el caos que hacen peligrar la estabilidad de la empresa.
¿Qué pasa cuando los administradores son desorganizados?. Si ellos están manejando la empresa o entidad con los elementos, instrumentos y recursos organizativos. Los planes de trabajo interactúan funcionalmente con los comunicadores motivantes que no se deben descuidar.
Se seleccionan las personas adecuadas para cubrir los puestos de trabajo presto a funcionar, haciendo en forma intermitente cada vez que sea necesario, los cambios en la ubicación de los muebles y enseres y de las oficinas y talleres, tomando en cuenta igualmente los cambios de los ambientes y ecológicos (mayor intensidad del sol hacia un solo sector, humedad perjudicial) para despojarse del aspecto anonadino de rutina o malestar comprobada que esté perjudicando el normal desarrollo de las actividades; pues es necesario buscar adecuaciones extensivas.
2. INSTRUMENTOS NORMATIVOS DE LA ORGANIZACIÓN
Son el conjunto de documentos, reglamentos y manuales que los Directores, Gerentes y Administradores tienen la obligación legal y operativa de implementar para la buena administración y gestión de la empresa.
Dichos instrumentos pueden ser de diversa naturaleza por lo que hay empresas que lo poseen por obligatoriedad y otras por potestad; y en cualquier caso son documentos que deben estar a la mano (tal como expresa su nombre) para establecer las facultades, márgenes de obligaciones y responsabilidades, funciones y normas que deben ser observadas en su cumplimiento cuando se dan las órdenes e instrucciones y se toman las decisiones para la correcta administración integral de todos los recursos humanos, materiales, económicos y financieros. Pueden ser modificados cada vez que las autoridades así lo decidan.
Los Instrumentos son los siguientes:
a. El Estatuto
b. El Reglamento Interno.
c. El Reglamento o Manual de Organización y Funciones.
d. El Manual de Procedimientos.
e. El Organigrama.
f. Otros Reglamentos
· Reglamento Único de Adquisiciones
· Reglamento de Licitaciones
· Reglamento de Contratos
· Reglamento de Préstamos
· Reglamento de Seguridad Industrial
g. Otros Manuales:
· Manual de Comunicaciones escritas
· Manual de Catálogos de bienes
· Manual de Políticas
A. Estatuto.
Es el documento fundamental de toda empresa que da origen a su constitución y funcionamiento legal.
El Estatuto debe estar registrado en los Registros Públicos mediante una Escritura Pública, extendida por un Notario, que tiene la función de revisar, evaluar, recomendar su corrección, rechazar o dar conformidad autorizando el funcionamiento correspondiente.
Disposiciones Transitorias:
• Sobre conformación del primer Directorio.
• Nombramiento del Gerente.
• Sujeción a las normas y disposiciones legales.
Cada vez que la empresa procede a modificar el Estatuto, así como cuando se nombra a un nuevo gerente que es el representante legal de la empresa, se recurre al Notario Público para asentar en escritura pública y luego solicitar su registro en la Oficina de Registros Públicos.
B. Reglamento Interno de Trabajo
Es el documento normativo que contiene el conjunto de normas que sirven para la administración integral del personal de la empresa. Dichas normas se sujetan a la legislación laboral vigente, debiendo el Reglamento ser presentado ante la Autoridad Administrativa de Trabajo.
El Reglamento Interno debe ser elaborado con participación de delegados de los trabajadores que posean la especialidad y experiencia necesaria a fin de aportar con criterios técnicos en la elaboración del compendio normativo que servirá para preservar el comportamiento laboral.
La empresa elabora su Reglamento de acuerdo a la naturaleza de las actividades y modalidad de trabajo del personal; por consiguiente, es diferente de una empresa a otra.
Sirve de instrumento para tomar decisiones, y debe ser actualizado y reajustado cada vez que se expidan las normas y disposiciones legales laborales que exijan su modificación.
Los administradores no pueden por capricho o libre albedrío elaborar reglamentos que transgredan las normas, porque estarían cometiendo falta sujeta a sanción. Lo que sí está permitido es jurisprudenciar las normas que viene a ser el uso del criterio discrecional para que sea viable la formulación y aplicación de las normas internas para mejor administrar.
La empresa se encuentra obligada a entregar a cada trabajador un ejemplar del Reglamento Interno para que estudie y conozca cuáles son sus deberes, responsabilidades y derechos que le asisten.
El contenido capitular que generalmente tiene el Reglamento Interno.
C. Reglamento o Manual de Organización y Funciones (ROF o MOF)
Es un instrumento normativo que da dinámica a la administración estableciéndose en forma detallada todas las funciones de cada uno de los órganos y cargos sujetándose a:
a) La estructura orgánica,
b) El ordenamiento jerárquico,
c) Las relaciones de autoridad y responsabilidad.
No podrá existir orden, si cada uno no se encuentra cumpliendo con sus funciones que se encuentran en el ROF o MOF que impone su cumplimiento, porque Ud. como empleado en una entidad no puede estar realizando las funciones que le vengan en gana, sino sujetarse a las normas.
El ROF o MOF no debe ser confundido con el Manual de Evaluación y Categorización de Puestos; éste último detalla todas las actividades que corresponde a cada puesto de trabajo, pero no las funciones.
El presente instrumento, no debe ser considerado como un texto burocrático, inoperante, sino más bien, operativo que sirva a los administradores para la eficiente administración de la entidad. Lo que sucede es que en algunas empresas, es considerado un documento ampuloso que no es actualizado, que no se condiciona con la «eficaz aplicación» de los Directores Gerentes.
Hay empresas pequeñas con 5, 10 trabajadores que son administrados sin el uso del ROF, sujetándose nada más a unas listas individuales de funciones; si el gerente junta todas estas listas y lo encuaderna, nace el Manual.
Se genera la necesidad del MOF, cuando la empresa no puede desenvolverse por la amplitud de las áreas de trabajo y el incremento del volumen de las operaciones por la creación de nuevos puestos y por consiguiente de nuevas funciones. Así mismo veamos a continuación la imperativa necesidad del MOF. ¿Qué sucede si un trabajador desacató las órdenes e incurrió en negligencia en el desempeño de sus funciones? ¿Dónde se identifica la función incumplida para establecer luego la falta cometida? ¿Acaso no es en el Manual de Organización y Funciones? El logro de los objetivos empresariales se produce con el cumplimiento de todas las funciones detalladas en el ROF o el MOF.
Algunos pequeños empresarios manifiestan que obtienen utilidades sin el uso del MOF; claro, son pequeñitos, puede ser que mañana más tarde cuando crezcan tengan la obligación de implementarlo.
El contenido del Manual varía según la naturaleza de las actividades de las empresas, pero generalmente presenta el siguiente índice:
a) Resolución de aprobación por el órgano directivo de más alto nivel.
b) Los objetivos del manual.
c) Los fines de cada uno de los órganos que conforman la empresa.
d) El organigrama general.
e) El organigrama de cada uno de los órganos.
f) Las funciones de cada uno de los cargos
g) La autoridad que se ejerce sobre otros.
h) Las responsabilidades.
D. Manual de Procedimientos
Es el conjunto de directivas internas que la empresa imple-menta para dinamizar el flujo de los trámites de todos los documentos que son utilizados dentro de la organización.
El Objetivo fundamental es la operatividad de las operaciones, la identificación para el uso inmediato de los documentos y de los puntos de contacto.
Los manuales deben ser fáciles de usar y para ello es necesario hacer un permanente estudio de los métodos y movimientos de trabajo de tal manera que se cumpla con el objetivo de la operatividad de las operaciones sin interesar la mayor o menor cantidad de páginas y documentos sino que sirva a la mano para cumplir con la realización de las operaciones que tienen por finalidad:
a) Directivar y controlar el cumplimiento de los trámites administrativos.
b) Permitir la compatibilidad en la ejecución de las operaciones para evitar la duplicación u omisión de las mismas.
c) Orientar y capacitar el personal que ingresa a laborar en las diferentes oficinas y talleres de la empresa.
d) Facilitar la delimitación de responsabilidades de todo el personal que interviene en los puntos de contacto de los procedimientos.
e) Proporcionar los elementos de juicio para posteriores estudios de trabajo y mejorar los trámites.
Los Manuales de Procedimientos de uso interno deben tener carácter confidencial, no deben ser conocidos por la competencia. La empresa debe preservar sus creaciones e inventivas para elevar su producción y productividad. A diferencia de los manuales del Sector Público, que debe ser conocido por los empleados de las diferentes reparticiones sectoriales.
Los Manuales deben establecerse para todas aquellas operaciones que se repiten diariamente y a cada instante para circuitos cerrados y abiertos y necesitan de un elevado control guardado en caja fuerte o la seguridad que crea conveniente.
El Manual contiene:
• Resolución de aprobación
• Finalidad del manual
• Alcance del manual
• Títulos de los procedimientos
• Gráficas y flujogramas. En ellos se expresan:
• Nombre de las dependencias en donde se realizan los procedimientos
• Puntos de contacto
• Descripción de cada etapa
• Tiempo que dura cada etapa o punto de contacto
• Tiempo total que dura el procedimiento.
• Formularios que se emplean
• Glosario.
E. Organigrama
Es un documento de la organización que tiene por finalidad representar gráficamente la estructura orgánica de una empresa o entidad. También se le define como el esquema que por medio de rectángulos y líneas unidas entre sí, nos señala y representa:
a) El tipo de organización
b) La composición de los niveles jerárquicos
c) La composición de las áreas orgánicas y sus dependencias
d) Las líneas de coordinación.
El Organigrama también es considerado como la fotografía de la estructura de una empresa o entidad.
Podemos hacer una comparación con el plano de un edificio que muestra las áreas, ubicación y dimensiones de las columnas, paredes, vigas, resistencias y las relaciones entre ellas. Igualmente el organigrama muestra la estructura base de la empresa, los órganos que tiene (Gerencias, Divisiones, Departamentos, secciones, oficinas) y sus niveles jerárquicos. Es lógico mencionar que sin la ayuda de un plano es materialmente imposible construir un edificio, al menos de acuerdo a las normas técnicas exigibles; por consiguiente, sin la ayuda de un organigrama sería imposible que se constituya y funcione una empresa o entidad en forma adecuada y bien elaborada.
Cada vez que se crean nuevos puestos de trabajo también pueden crearse nuevos órganos, así como estudios de la modificación del organigrama actual cuando se exigen cambios, por lo que siempre se encuentra sujeto a revisión y análisis haciéndose la reestructuración conveniente y presentando el nuevo organigrama. Cabe hacer la siguiente atingencia: la creación de uno o varios puestos de trabajo no significa que necesariamente se deben crear más órganos y por consiguiente modificar el organigrama; más bien se deben hacer los estudios técnicos que justifiquen cambios en la estructura de una área orgánica funcional, por ej.: En la Gerencia de Comercialización se han creado tres puestos de trabajo: Jefe de Compras II, Jefe de Promoción y Publicidad y Técnico de Compras; éstos puestos de trabajo sólo modifican la estructura de la mencionada gerencia más no la estructura orgánica de la empresa.
Cada empresa puede crear y formular sus organigramas de acuerdo a sus actividades, necesidades y costumbres de formas y elementos, pero siempre actualizados para que en cualquier momento sirvan de información tanto al personal como a los funcionarios visitantes que realizan misiones de estudio, supervisión y fiscalización. Así mismo es necesario no olvidar que la imagen de la organización también está en la simetría que presenta su organigrama.
El Organigrama de las empresas que pierde vigencia por modificaciones en su estructura, debe ser archivado para servir de fuente informativa cuando se elabore la memoria anual o cuando se tiene que hacer comparaciones de los diversos tipos de órganos con que contaba y cuenta actualmente la Organización.
Clasificación
Por su extensión:
a) Sintéticos.- Si grafican solo los órganos principales hasta el cuarto nivel.
b) Analíticos.- Si grafican todos los niveles jerárquicos hasta el nivel de cargos.
Por su información:
a) De estructuras
b) De funciones
c) De cargos
Por su forma de presentación:
a) Verticales.- Son los más comunes y se grafican de arriba hacia abajo. Desde la más alta jerarquía hasta la mínima.
b) Horizontales.- Se grafican de izquierda a derecha.
c) Concéntricas.- Se grafican los órganos de gobierno y de Dirección en el centro y los demás tipos de órganos tanto en la margen izquierda como en la derecha.
d) Circulares.- Se grafican cuando se necesita darle mayor representatividad a un órgano en estudio.
e) Escalares.- Se grafican cuando existen un gran número de puestos o de órganos que desarrollan similares funciones.
Un organigrama puede estar conformado por todos los tipos de órganos descritos.
ÁREA: FABRICA, COMERCIALIZACIÓN, ADMINISTRATIVA, FINANCIERA
A estas áreas gerenciales en algunas empresas lo denominan Superintendencias.
A los Departamentos, Divisiones
A las Secciones, Delegaciones o apoderados
En algunos organismos públicos (compuesto por varios órganos) que desarrollan funciones administrativas y de control se les da la denominación de Superintendencia, como p. ej. la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria (SU-NAT).
Tipos de Órganos
En toda organización generalmente existen seis tipos de órganos básicos:
1. Órganos de Gobierno.- Tienen la máxima autoridad orgánica cuyos miembros son los propietarios de la empresa.
· Junta General de Accionistas.
2. Órganos de Dirección.- Tienen la función de establecer los diferentes planes, objetivos, políticas y los diferentes elementos de gestión a su alcance para la mejor direccionalidad de la empresa o entidad.
· Directorio y Gerencia General.
3. Órganos Ejecutivos.- Tienen la obligación de ejecutar todos los acuerdos del Directorio así como las funciones gerenciales de cada una de las áreas principales o básicas.
4. Órganos de Control.- Tienen la obligación de fiscalizar todos los actos y contratos para que el personal observe y cumpla con sus funciones en concordancia con las normas y disposiciones legales.
· Consejo de Vigilancia
· Auditoría
5. Órganos de Asesoramiento.- Tienen la función de absolver las diferentes consultas que le solicite la Alta Dirección (Directorio. Gerencia) para definir asuntos de gran responsabilidad. Así mismo las consultas de los niveles inferiores para viabilizar las actividades.
· Asesoría Jurídica
· Asesoría Financiera
6. Órganos de Apoyo.- Tienen la función de apoyar en la implementación de las comunicaciones oficiales, tanto internas como externas, que la Gerencia y las Jefaturas cursen.
· Secretaría General
· Oficina de Relaciones Públicas.
La estructura de los tipos de órganos se hace con la finalidad de conducir, gestionar y controlar mejor todos los recursos y que no se escape ninguno de ellos.
Organigrafía
El uso de los rectángulos nos da una mejor representación objetiva y seria del organigrama.
La organigrafía sirve como instrumento para aquellos técnicos que se encuentran dedicados al estudio y análisis de los diferentes cambios y modificaciones y de la mejor forma de presentación que deben tener los organigramas. Los técnicos hacen proyectos de sugerencia para su adopción por parte de la Alta Dirección.
Organización es el proceso por medio del cual se logra establecer:
a. La Evaluación y Categorización de los puestos de trabajo para definir los requisitos que debe poseer el personal, los tipos de órgano y los niveles jerárquicos.
b. La Estructura Orgánica y el Organigrama.
c. El área geográfica que comprenden los locales de la empresa.
d. La Infraestructura para la mejor ubicación de los talleres, máquinas, almacenes, equipos y accesorios, oficinas administrativas, sistema de mantenimiento y conservación de todos los recursos.
e. La implementación en lugares estratégicos de los aparatos y herramientas de seguridad industrial (extinguidores, antídotos químicos, ropa de seguridad, sistemas de ambiente, etc.), seguridad social (botiquín de primeros y segundos auxilios, Centros de salud).
f. La mejor ubicación del comedor por áreas laborales.
g. La elaboración de los instrumentos organizativos como: El Estatuto, Reglamento Interno, Reglamento de Organización y Funciones, Manuales de Procedimientos, Organigramas.
La organización contribuye a la plataforma del mejor ordenamiento en el que hay que hacer alcanzar todos los recursos disponibles en el ámbito del local, procurando dejar espacios previendo la posible expansión que se generaría en el futuro.
La organización no es la estrechez del ambiente, más bien es cumplir con el principio del Orden que dice: «Un lugar para cada persona y cada persona en su lugar; un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar». ¿Por qué se ha planificado tanto si al final no se logra hacer una buena organización?. Hay que organizarse y estar organizados para no dar motivos al desorden y más desorden que tienen como consecuencia la desorganización y el caos que hacen peligrar la estabilidad de la empresa.
¿Qué pasa cuando los administradores son desorganizados?. Si ellos están manejando la empresa o entidad con los elementos, instrumentos y recursos organizativos. Los planes de trabajo interactúan funcionalmente con los comunicadores motivantes que no se deben descuidar.
Se seleccionan las personas adecuadas para cubrir los puestos de trabajo presto a funcionar, haciendo en forma intermitente cada vez que sea necesario, los cambios en la ubicación de los muebles y enseres y de las oficinas y talleres, tomando en cuenta igualmente los cambios de los ambientes y ecológicos (mayor intensidad del sol hacia un solo sector, humedad perjudicial) para despojarse del aspecto anonadino de rutina o malestar comprobada que esté perjudicando el normal desarrollo de las actividades; pues es necesario buscar adecuaciones extensivas.
2. INSTRUMENTOS NORMATIVOS DE LA ORGANIZACIÓN
Son el conjunto de documentos, reglamentos y manuales que los Directores, Gerentes y Administradores tienen la obligación legal y operativa de implementar para la buena administración y gestión de la empresa.
Dichos instrumentos pueden ser de diversa naturaleza por lo que hay empresas que lo poseen por obligatoriedad y otras por potestad; y en cualquier caso son documentos que deben estar a la mano (tal como expresa su nombre) para establecer las facultades, márgenes de obligaciones y responsabilidades, funciones y normas que deben ser observadas en su cumplimiento cuando se dan las órdenes e instrucciones y se toman las decisiones para la correcta administración integral de todos los recursos humanos, materiales, económicos y financieros. Pueden ser modificados cada vez que las autoridades así lo decidan.
Los Instrumentos son los siguientes:
a. El Estatuto
b. El Reglamento Interno.
c. El Reglamento o Manual de Organización y Funciones.
d. El Manual de Procedimientos.
e. El Organigrama.
f. Otros Reglamentos
· Reglamento Único de Adquisiciones
· Reglamento de Licitaciones
· Reglamento de Contratos
· Reglamento de Préstamos
· Reglamento de Seguridad Industrial
g. Otros Manuales:
· Manual de Comunicaciones escritas
· Manual de Catálogos de bienes
· Manual de Políticas
A. Estatuto.
Es el documento fundamental de toda empresa que da origen a su constitución y funcionamiento legal.
El Estatuto debe estar registrado en los Registros Públicos mediante una Escritura Pública, extendida por un Notario, que tiene la función de revisar, evaluar, recomendar su corrección, rechazar o dar conformidad autorizando el funcionamiento correspondiente.
Disposiciones Transitorias:
• Sobre conformación del primer Directorio.
• Nombramiento del Gerente.
• Sujeción a las normas y disposiciones legales.
Cada vez que la empresa procede a modificar el Estatuto, así como cuando se nombra a un nuevo gerente que es el representante legal de la empresa, se recurre al Notario Público para asentar en escritura pública y luego solicitar su registro en la Oficina de Registros Públicos.
B. Reglamento Interno de Trabajo
Es el documento normativo que contiene el conjunto de normas que sirven para la administración integral del personal de la empresa. Dichas normas se sujetan a la legislación laboral vigente, debiendo el Reglamento ser presentado ante la Autoridad Administrativa de Trabajo.
El Reglamento Interno debe ser elaborado con participación de delegados de los trabajadores que posean la especialidad y experiencia necesaria a fin de aportar con criterios técnicos en la elaboración del compendio normativo que servirá para preservar el comportamiento laboral.
La empresa elabora su Reglamento de acuerdo a la naturaleza de las actividades y modalidad de trabajo del personal; por consiguiente, es diferente de una empresa a otra.
Sirve de instrumento para tomar decisiones, y debe ser actualizado y reajustado cada vez que se expidan las normas y disposiciones legales laborales que exijan su modificación.
Los administradores no pueden por capricho o libre albedrío elaborar reglamentos que transgredan las normas, porque estarían cometiendo falta sujeta a sanción. Lo que sí está permitido es jurisprudenciar las normas que viene a ser el uso del criterio discrecional para que sea viable la formulación y aplicación de las normas internas para mejor administrar.
La empresa se encuentra obligada a entregar a cada trabajador un ejemplar del Reglamento Interno para que estudie y conozca cuáles son sus deberes, responsabilidades y derechos que le asisten.
El contenido capitular que generalmente tiene el Reglamento Interno.
C. Reglamento o Manual de Organización y Funciones (ROF o MOF)
Es un instrumento normativo que da dinámica a la administración estableciéndose en forma detallada todas las funciones de cada uno de los órganos y cargos sujetándose a:
a) La estructura orgánica,
b) El ordenamiento jerárquico,
c) Las relaciones de autoridad y responsabilidad.
No podrá existir orden, si cada uno no se encuentra cumpliendo con sus funciones que se encuentran en el ROF o MOF que impone su cumplimiento, porque Ud. como empleado en una entidad no puede estar realizando las funciones que le vengan en gana, sino sujetarse a las normas.
El ROF o MOF no debe ser confundido con el Manual de Evaluación y Categorización de Puestos; éste último detalla todas las actividades que corresponde a cada puesto de trabajo, pero no las funciones.
El presente instrumento, no debe ser considerado como un texto burocrático, inoperante, sino más bien, operativo que sirva a los administradores para la eficiente administración de la entidad. Lo que sucede es que en algunas empresas, es considerado un documento ampuloso que no es actualizado, que no se condiciona con la «eficaz aplicación» de los Directores Gerentes.
Hay empresas pequeñas con 5, 10 trabajadores que son administrados sin el uso del ROF, sujetándose nada más a unas listas individuales de funciones; si el gerente junta todas estas listas y lo encuaderna, nace el Manual.
Se genera la necesidad del MOF, cuando la empresa no puede desenvolverse por la amplitud de las áreas de trabajo y el incremento del volumen de las operaciones por la creación de nuevos puestos y por consiguiente de nuevas funciones. Así mismo veamos a continuación la imperativa necesidad del MOF. ¿Qué sucede si un trabajador desacató las órdenes e incurrió en negligencia en el desempeño de sus funciones? ¿Dónde se identifica la función incumplida para establecer luego la falta cometida? ¿Acaso no es en el Manual de Organización y Funciones? El logro de los objetivos empresariales se produce con el cumplimiento de todas las funciones detalladas en el ROF o el MOF.
Algunos pequeños empresarios manifiestan que obtienen utilidades sin el uso del MOF; claro, son pequeñitos, puede ser que mañana más tarde cuando crezcan tengan la obligación de implementarlo.
El contenido del Manual varía según la naturaleza de las actividades de las empresas, pero generalmente presenta el siguiente índice:
a) Resolución de aprobación por el órgano directivo de más alto nivel.
b) Los objetivos del manual.
c) Los fines de cada uno de los órganos que conforman la empresa.
d) El organigrama general.
e) El organigrama de cada uno de los órganos.
f) Las funciones de cada uno de los cargos
g) La autoridad que se ejerce sobre otros.
h) Las responsabilidades.
D. Manual de Procedimientos
Es el conjunto de directivas internas que la empresa imple-menta para dinamizar el flujo de los trámites de todos los documentos que son utilizados dentro de la organización.
El Objetivo fundamental es la operatividad de las operaciones, la identificación para el uso inmediato de los documentos y de los puntos de contacto.
Los manuales deben ser fáciles de usar y para ello es necesario hacer un permanente estudio de los métodos y movimientos de trabajo de tal manera que se cumpla con el objetivo de la operatividad de las operaciones sin interesar la mayor o menor cantidad de páginas y documentos sino que sirva a la mano para cumplir con la realización de las operaciones que tienen por finalidad:
a) Directivar y controlar el cumplimiento de los trámites administrativos.
b) Permitir la compatibilidad en la ejecución de las operaciones para evitar la duplicación u omisión de las mismas.
c) Orientar y capacitar el personal que ingresa a laborar en las diferentes oficinas y talleres de la empresa.
d) Facilitar la delimitación de responsabilidades de todo el personal que interviene en los puntos de contacto de los procedimientos.
e) Proporcionar los elementos de juicio para posteriores estudios de trabajo y mejorar los trámites.
Los Manuales de Procedimientos de uso interno deben tener carácter confidencial, no deben ser conocidos por la competencia. La empresa debe preservar sus creaciones e inventivas para elevar su producción y productividad. A diferencia de los manuales del Sector Público, que debe ser conocido por los empleados de las diferentes reparticiones sectoriales.
Los Manuales deben establecerse para todas aquellas operaciones que se repiten diariamente y a cada instante para circuitos cerrados y abiertos y necesitan de un elevado control guardado en caja fuerte o la seguridad que crea conveniente.
El Manual contiene:
• Resolución de aprobación
• Finalidad del manual
• Alcance del manual
• Títulos de los procedimientos
• Gráficas y flujogramas. En ellos se expresan:
• Nombre de las dependencias en donde se realizan los procedimientos
• Puntos de contacto
• Descripción de cada etapa
• Tiempo que dura cada etapa o punto de contacto
• Tiempo total que dura el procedimiento.
• Formularios que se emplean
• Glosario.
E. Organigrama
Es un documento de la organización que tiene por finalidad representar gráficamente la estructura orgánica de una empresa o entidad. También se le define como el esquema que por medio de rectángulos y líneas unidas entre sí, nos señala y representa:
a) El tipo de organización
b) La composición de los niveles jerárquicos
c) La composición de las áreas orgánicas y sus dependencias
d) Las líneas de coordinación.
El Organigrama también es considerado como la fotografía de la estructura de una empresa o entidad.
Podemos hacer una comparación con el plano de un edificio que muestra las áreas, ubicación y dimensiones de las columnas, paredes, vigas, resistencias y las relaciones entre ellas. Igualmente el organigrama muestra la estructura base de la empresa, los órganos que tiene (Gerencias, Divisiones, Departamentos, secciones, oficinas) y sus niveles jerárquicos. Es lógico mencionar que sin la ayuda de un plano es materialmente imposible construir un edificio, al menos de acuerdo a las normas técnicas exigibles; por consiguiente, sin la ayuda de un organigrama sería imposible que se constituya y funcione una empresa o entidad en forma adecuada y bien elaborada.
Cada vez que se crean nuevos puestos de trabajo también pueden crearse nuevos órganos, así como estudios de la modificación del organigrama actual cuando se exigen cambios, por lo que siempre se encuentra sujeto a revisión y análisis haciéndose la reestructuración conveniente y presentando el nuevo organigrama. Cabe hacer la siguiente atingencia: la creación de uno o varios puestos de trabajo no significa que necesariamente se deben crear más órganos y por consiguiente modificar el organigrama; más bien se deben hacer los estudios técnicos que justifiquen cambios en la estructura de una área orgánica funcional, por ej.: En la Gerencia de Comercialización se han creado tres puestos de trabajo: Jefe de Compras II, Jefe de Promoción y Publicidad y Técnico de Compras; éstos puestos de trabajo sólo modifican la estructura de la mencionada gerencia más no la estructura orgánica de la empresa.
Cada empresa puede crear y formular sus organigramas de acuerdo a sus actividades, necesidades y costumbres de formas y elementos, pero siempre actualizados para que en cualquier momento sirvan de información tanto al personal como a los funcionarios visitantes que realizan misiones de estudio, supervisión y fiscalización. Así mismo es necesario no olvidar que la imagen de la organización también está en la simetría que presenta su organigrama.
El Organigrama de las empresas que pierde vigencia por modificaciones en su estructura, debe ser archivado para servir de fuente informativa cuando se elabore la memoria anual o cuando se tiene que hacer comparaciones de los diversos tipos de órganos con que contaba y cuenta actualmente la Organización.
Clasificación
Por su extensión:
a) Sintéticos.- Si grafican solo los órganos principales hasta el cuarto nivel.
b) Analíticos.- Si grafican todos los niveles jerárquicos hasta el nivel de cargos.
Por su información:
a) De estructuras
b) De funciones
c) De cargos
Por su forma de presentación:
a) Verticales.- Son los más comunes y se grafican de arriba hacia abajo. Desde la más alta jerarquía hasta la mínima.
b) Horizontales.- Se grafican de izquierda a derecha.
c) Concéntricas.- Se grafican los órganos de gobierno y de Dirección en el centro y los demás tipos de órganos tanto en la margen izquierda como en la derecha.
d) Circulares.- Se grafican cuando se necesita darle mayor representatividad a un órgano en estudio.
e) Escalares.- Se grafican cuando existen un gran número de puestos o de órganos que desarrollan similares funciones.
Un organigrama puede estar conformado por todos los tipos de órganos descritos.
ÁREA: FABRICA, COMERCIALIZACIÓN, ADMINISTRATIVA, FINANCIERA
A estas áreas gerenciales en algunas empresas lo denominan Superintendencias.
A los Departamentos, Divisiones
A las Secciones, Delegaciones o apoderados
En algunos organismos públicos (compuesto por varios órganos) que desarrollan funciones administrativas y de control se les da la denominación de Superintendencia, como p. ej. la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria (SU-NAT).
Tipos de Órganos
En toda organización generalmente existen seis tipos de órganos básicos:
1. Órganos de Gobierno.- Tienen la máxima autoridad orgánica cuyos miembros son los propietarios de la empresa.
· Junta General de Accionistas.
2. Órganos de Dirección.- Tienen la función de establecer los diferentes planes, objetivos, políticas y los diferentes elementos de gestión a su alcance para la mejor direccionalidad de la empresa o entidad.
· Directorio y Gerencia General.
3. Órganos Ejecutivos.- Tienen la obligación de ejecutar todos los acuerdos del Directorio así como las funciones gerenciales de cada una de las áreas principales o básicas.
4. Órganos de Control.- Tienen la obligación de fiscalizar todos los actos y contratos para que el personal observe y cumpla con sus funciones en concordancia con las normas y disposiciones legales.
· Consejo de Vigilancia
· Auditoría
5. Órganos de Asesoramiento.- Tienen la función de absolver las diferentes consultas que le solicite la Alta Dirección (Directorio. Gerencia) para definir asuntos de gran responsabilidad. Así mismo las consultas de los niveles inferiores para viabilizar las actividades.
· Asesoría Jurídica
· Asesoría Financiera
6. Órganos de Apoyo.- Tienen la función de apoyar en la implementación de las comunicaciones oficiales, tanto internas como externas, que la Gerencia y las Jefaturas cursen.
· Secretaría General
· Oficina de Relaciones Públicas.
La estructura de los tipos de órganos se hace con la finalidad de conducir, gestionar y controlar mejor todos los recursos y que no se escape ninguno de ellos.
Organigrafía
El uso de los rectángulos nos da una mejor representación objetiva y seria del organigrama.
La organigrafía sirve como instrumento para aquellos técnicos que se encuentran dedicados al estudio y análisis de los diferentes cambios y modificaciones y de la mejor forma de presentación que deben tener los organigramas. Los técnicos hacen proyectos de sugerencia para su adopción por parte de la Alta Dirección.
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